你好，歡迎回到《馬上可用的時間管理方法》，我是時間管理講師，張永錫。

相信很多通勤學的同學都聽過一種圖像式思考方式，稱為心智圖（Mind Map）。以前我拿它來發想寫文章時的架構，先勾勒出文章脈絡，再從樹枝狀的主幹畫出分枝添加文章內容的骨肉，很容易就可以完成一篇文章。在做各類報告時也很適用。

回到我最擅長的青蛙主題，有一種蛙類，長的特別大隻，叫聲也特別吵雜，不是長得很討喜，對，我講的是牛蛙！如果你今天手上的專案不是平時的青蛙等級而是討厭、又醜陋的牛蛙，像是季度業績報表與檢討、明年度計畫提呈等，都是寫起來很費力的，我管它們做牛蛙級專案或是任務。

這時我建議用心智圖來拆解你的任務，心智圖的使用，網路上可以找到許多現成的資料，我在這次音頻就不展開。如果你跟我一樣喜歡在筆記本上畫心智圖的話，久了會發現一個小缺點，就是心智圖的無限發散形式，時不時會超出筆記本範圍，這樣會打斷思考的流暢度，這是一點小小可惜之處。

基於這個缺點，有一次的因緣際會下，我接觸到日本松村寧雄先生所撰寫的曼陀羅九宮格聯想法，發現可以在有限的筆記本範圍內，畫出兩橫兩縱所形成的九個格子，再加上松村先生已經預先設定好每個格子應該填入的內容的親疏遠近，而不是漫無目的的發想，這點的意義是在有限空間裡做最大創意發揮。我總是為自己在最後一格填入『下一步行動』呼應我們上一節課教的，讓待辦事項最終變成行動，這樣事情才能往前推進，即使再大的任務都能如期完成。

舉一個曼陀羅九宮格聯想法，運用在專案管理的例子吧！

這是一個公司產品要出國參展的專案，國際業務小沈每年要負責11月義大利米蘭車展的業務開發及品牌視覺呈現，已經有多次參展經驗的他，主管今年不僅僅希望他做好老顧客的關係維護、訂單的掌控，更希望他能帶著新進的兩位同事熟悉相關事務，把經驗傳承，所以這次他的工作內容比往年複雜一些。

8月開始他就把這個專案放在工作第一順位，規劃好之後，每天上班時做進度檢視。他用我教他的九宮格在筆記本上畫出兩橫兩縱，形成九個格子，在正中心的格子裡寫上專案名稱「2019米蘭車展」，接著在外部的八格中填入有順序的項目。

關鍵來了！正中心格子的下、左、上、右四格是最貼近工作目標的主要事項，小沈在「下」面那格寫上「留意米蘭車展年度主題」; 馬上他在「左」邊那格寫上「歐洲老客戶名單及聯絡人」; 「正」「上」方邊那格寫上「2019新車款色系、特色整體視覺」; 「右」邊的那一格寫了「帶兩位新人熟悉參展事務」。

接下來才是填寫九宮格的左下、左上、右上、右下，這是四個角落的位子，也是松村先生認為比較次要的工作內容或是因為這個專案的其他相關聯想。 

小沈在「左下」寫上「出發前的準備工作」;「左上」他摸摸頭寫著「布展當天的人力配置」;「右上」「撤（撤掉的撤）展時點交項目」、最後一格右下他記得我說要寫上「下一步行動」，讓自己開始做一件離現在時間最近、並且可以執行的事情。

他覺得他的下一步行動，就是先確認今年車展日期並且請會計人員訂機票。

聽到這裡，你應該會想問：「參展」應該不像上面說的九宮格項目填寫的事項那麼簡單？沒錯！把每個九宮格事項延伸成八十一宮格，是可以的，而且理念相同。像是「左」邊那一格，「歐洲老客戶名單及聯絡人」，光是要調閱出：

1. 歷年買過車的經銷商。

2. 各地聯絡人，其實就會衍生出很多工作細項。

3. 小沈也想把進公司前的往年購車資料也研究一下，看看是否有回購的需求與可能。

4. 請益比他更資深的主管。

5. 並且在參展前就一一寫Email及電話邀約到米蘭看展。

6. 最好還是先安排好大型經銷商的接待的時間。

他把上述想到的點子，一樣依照「九宮格聯想法」的次序把想做的事情，一項項列下來，在寫的同時，小沈因為有主要事項和次要事項的思考，促使他在規劃時就能有所條理，而不只是胡思亂想。

「九宮格聯想法」框架更能聚焦自己的主軸，幫助整理混亂的思緒，讓思考時更專，是我以及許多九宮格筆記學員使用以後歸納到的心得。

近幾年來，每年九月份我都會到日本東京東京參加松村寧雄社長生前就已創辦的「九宮格聯想法」年會，與許多日本企業家分享使用心得，持續學習，一個已經發展超過40年的筆記法，創始人對它的設計理念，有時不是一、兩次上課學習就能上手，所以只有不斷練習並虛心學習，才能體會出這個筆記法的奧妙之處。

心智圖或是九宮格聯想法，哪一種方法最適合拆解你的牛蛙級專案或是一般青蛙等級的專案，沒有最好的，只有你自己覺得最適合的！

心智圖在市面上已經有多款軟體可以下載使用，作為展開和收合都可以輕易在電腦端書寫，但是像某些有潔癖的人就會抱怨心智圖發散式的呈現不夠美觀整潔。

所以，相對來說，九宮格比較適合用她來做規劃用，至少每個格子畫的差不多大小，看了心情好，自然做起規劃也輕鬆愉快。但是對於喜歡用視覺、插圖來表示想法的人，說起來還是心智圖比較適合他們塗鴉沒有框線的限制。

今天的作業是，希望你能延伸學習，並使用心智圖或九宮格，來拆解大專案，幫助你有條理的深入思考手上的專案，該如何推展下去。

我是張永錫，我們通勤學下一堂課見！