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彭冠宇 | 彭老師的聲夜時堂
聲音課程 2小時58分43秒 共 10 集

「一壺濁酒喜相逢,古今多少事,都付笑談中。」我是Brad彭老師,歡迎來到《彭老師的聲夜時堂》。

嗨,你好嗎?辛苦了,一定又是忙碌的一週。

2021年清明節
假的第一天,一列太魯閣號列車從樹林發車,載著大批花東旅客南下返鄉掃墓,在行經花蓮大清水隧道時,被一輛從邊坡滑落的工程車撞上,列車失控出軌,釀成50死、200傷的嚴重傷亡。在製播Podcast的期間,我不斷聽到新聞更新,內心也難過不已。

有位年約60歲的前輩來找我,感慨地說到,近來幾起天
人禍,真的萬般皆是命,半點不由人。所以他的意思是,人生不用太規劃,突如其來的一場難,就會打亂你所有的規劃。

這樣的推論似是而非,聽起來似乎對,又有點不對。面對人生中的意外產生的干擾,該怎樣思考「規劃」的意義呢?

我舉個例子。

事先規劃,就好像我們走進一間熟悉的
鎖賣場,陳列的區域跟產品的動線我們一清二楚,彷彿心中有一張清楚的地圖;我們心裏也有一張想買的物品清單,知道該去哪裡找。但逛到一半突然地震停電,在一片漆黑之中,我們打開手機的手電筒,鎮定下來,憑著對相對位置的瞭解,可以很快地找到出口方位。即便沿途有些物品掉落,貨架倒下,只要多繞一些路,依然可以用最快的速度逃出賣場。

我們能阻止地震發生嗎?不行。那我們就不用理解賣場的空間布局、陳列的區域以及逃生動線了嗎?當然不是。正因為我們熟悉這個路線,我們心中有一個大致的方向,一旦變化發生的時候,在黑暗中,我們能比沒思考過的人更快的找到解決的方法,這就是規劃。

人是無法掌控改變的發生,而事前規劃的目的,就是在改變發生之時,得以因應變化,做出最有效的回應。

工作、人生都是如此。在公司或組織中,我們得先理解自己存在的使命、替組織界定一個疆界,告訴市場競爭者和客戶,我們是什
、不是什,然後找到核心競爭力,以及與主要競爭對手的差異化,並提供客戶想要的價值。

這套方法如果運用到自己身上,也是一樣的。我們得先探索自己是誰,存在的意義跟自身的價值,然後找到自己的核心競爭力,打造個人品牌,藉此與人相處及合作,創造更大的價值。

對我來說,「規劃」就是從現在走向設定的未來。其中的三部曲,我們來討論一下:

1.設定目標
必須確立個人、組織或公司所想要的結果。這個目標將指示一個方向,並提供管理者一個非常重要的準則。一旦實際狀
與目標偏離,我們才知道該如何檢視,以及如何拉回正軌。

2.擬定策略
我們要有一個評估和排序的審核標準,針對我們想要達成的目標,去做最有效的取捨。這是管理當中最難的部分之一,我們得跟自己或是合作方對話,到底我們要堅持什
?放下什?進退和取捨之間,都是痛苦卻充滿智慧的抉擇。

3.發展行動方案
根據想要達成的目標,展開關鍵流程,定義短、中、長期有哪些任務、如何分工?

以上三部曲當中,首要的是目標設定的部份。在設定目標時,該怎樣跟主管及合作同仁溝通呢?

我介紹一個SMART原則給你參考。SMART原則是管理學大師彼得·杜拉克於1954年首先提出,也是目標管理中的其中一種方法,目前在企業界有廣泛且成功的應用。

它有以下幾個原則:

■ S是具體(Specific),要具體切中特定的工作指標,不能籠統。
所謂明確,就是要用具體的語言,清楚地說明要達成的行為標準。很多團隊不成功的原因之一,就因為目標模棱兩可,或沒有將目標有效的傳達給相關成員。
目標設定要有項目、衡量標準、達成措施、完成期限以及資源要求,使考核者能夠很清晰的看到部門計畫要做哪些事情,計畫該完成到什麽樣的程度,以及如何便於管理。
比方說,怎
來設定目標呢?如果你的目標是「增強客戶認同」,這樣的目標就很不明確。因為增強客戶認同有許多不同做法,而「客戶認同」也可以表現於各個方面。但如果我們將目標更明確的制定為「增加客戶滿意度」,並清楚地訂出標準,例如:過去一年客戶平均滿意度是83%,明年我們的目標是讓它增加到90%,這一來,目標就會非常具體,也方便主管做決段及判斷。

■ M是可衡量(Measurable),目標應該是具體可衡量的,而不是模糊的
必須要有明確的資料,作為衡量最後是否達標的依據。比方說,當主管問到:「我們現在的狀
,離實現目標有多遠?」團隊成員的回答如果是:「就快實現了。」這樣的回答非常不明確,顯示領導和下屬對團隊目標沒有對焦,原因可能出在沒有足夠的分析資料和可以衡量的標準。
但也並非所有的目標都可以具體衡量,因此目標的衡量標準,應該遵循「能量化的儘量量化,不能量化的便採質化」。這
做,能使主管與部屬有一致的標準,可以彼此溝通對焦。至於量化的指標,建議可以從數量、品質、成本、準時遞交率及滿意度五個方面,來進行評估。

■ A是可實現(Attainable),目標必須是在努力之後,有機會實現。
因此,要避免設立過高或過低的目標。目標訂得太高,無法達成會產生挫折感,或是習慣眼高手低說大話;目標太容易達成,團隊成員沒有成就感,或是容易滿足於小小的成功,導致團隊無法成長。
目標的設定,最好是主管和部屬,或是專案領導與成員共同討論後制定,尤其要確定負責執行的人能夠接受,因為一旦有天這個目標真的無法達成,下屬會有一百個理由來推卸責任,如果這不是他真心的目標的話。
因此,設定目標時要堅持讓員工參與,上下左右互相溝通,在組織及個人之間達成共識,這樣才能確保目標的可實現性。如果有其他成功的經驗作為參考及佐證,就更能提高可實現度。

■ R是相關性(Relevant),指這個目標與其他目標具有關聯性。
如果這個目標和其他目標完全不相關,或者相關度很低,那
即使達成了目標,意義也不大。
工作目標的設定,肯定是要和職位、職責相關聯,不能脫鉤。比方說,如果你負責的是國際客戶,那
你的英語水準越高,就能提供客戶越好的服務。也就是說,學英語這個目標與提高國際客戶服務品質,兩者是直接相關的。但如果你去學習財務管理,就比較離題了,因為學好財務管理與提高服務水準,這兩個目標相關性似乎就比較低。

■ T是有時間限制(Time-bound),目標必須在特定期限內完成。
例如「我將在2021年10月31日之前完成這項專案」,以這個目標來說,10月31日就是一個確定的時間底線。沒有時間限制的目標,沒辦法衡量完成的進度,也容易導致考核上的不公平。
尤其是,主管交辦的任務通常不會只有一個,如果主管與部屬之間對目標輕重緩急的共識程度不同,上司著急,但同仁或許不知道。到頭來可能上司暴跳如雷,而下屬卻覺得委屈。
因此,目標設定要有時間限制,根據工作任務的權重、各個項目的優先順序,擬定出完成項目的時間點,定期檢查完成進度,隨時掌握進展,主管也可以對下屬進行即時的工作指導,以確保如期達成任務。

總之,無論是制定團隊的工作目標,
是員工的績效目標,都必須符合上述的原則,五個原則缺一不可。完成計畫的過程,也就是每個人對於所交付的任務實踐的過程,這也同時開始建立我們在職場上、人生裡,值得被託付依靠的可信任度。

總結一下,今天跟你分享的是規劃的重要性,需要好好規劃的不只工作,
有你的人生。在規劃之前,要設定目標、擬定策略,和發展行動方案。而目標的設定尤其重要,你可以依據SMART原則,也就是具體、可衡量、可實現、具有相關性、和有時間限制這五項指標,來制定和管理你的目標。

即便我們有完整的規劃和縝密的安排,也仍然會有突發其來的狀
,而且未來的變化,也勢必越來越大。所以最後,我特別要跟你說聲辛苦了,盼望在這樣不容易的時代,我們都能更照顧自己的心,生氣不要到日落,一天的難處一天當就夠了,好好說每一句話,珍惜每一位愛我們的人。

祝福你充滿喜樂與力量,來面對當規劃產生變化的時候。希望你一切平安美好,我們下週空中再見。