「一壺濁酒喜相逢，古今多少事，都付笑談中。」我是Brad彭老師，歡迎來到《彭老師的聲夜時堂》。

嗨，你好嗎？辛苦了，一定又是忙碌的一週。

有位碩班畢業的學生Thomas，10年年資，年輕有為，曾是我課堂上很亮眼的學生。有天他來找我，跟我說遇到了一個職場上的問題，想聽聽我的建議。

他說：有天，總經理找他以及另一位經理Sam去辦公室，總經理說：「你們兩位是我最倚重的左右手，是這樣的，有個重要的專案，時間很緊迫，所以我需要你們兩位經理共同合作，並在一個月內完成，到時候一起向我報告。有你們倆同心協力，我深具信心!有需要什麼資源儘管跟我說，加油！」

Thomas問我：「老師，到底總經理的意思是什麼？面對這個只會出一張嘴的Sam，還要跟他一起分工合作？想都知道，一定都是我在做，最後他又會去總經理面前搶功勞，成了就說是他的，總經理不滿意，就會把問題推到我身上…..老師，我該怎麼辦？」

這樣的個案你應該不會太陌生，也許你也遇見過類似的情境。看似簡單的兩人合作，其中卻有繁複的變化。我想回到「組織理論」來給上推理，給你一些建議。

談到管理學中的第二個功能「組織」，在組織中進行溝通，必須先掌握以下四部曲：

一、任務界定：明確的定義跟說明任務。

如果能運用在前兩堂課中我教的「SMART五原則」，將會讓你更明確的描述和設定任務目標。

這裡有個很根本的問題，就是在實務中，我們必須先清楚定義雙方的投入與產出。

以Thomas的案例來說，總經理會鉅細靡遺的交代兩位經理任務該如何界定、各自負責的階段性目標是什麼嗎？我想多半是不會的。因為總經理掌握的是整體策略及大方向，作為中階主管，就是要想辦法明確劃分具體任務，然後與總經理對焦一下是否符合他的期待，是的話，就勇敢衝一波！

但如果你是基層同仁，而中間主管也交代不清，該怎麼辦？或許你會說，任務交代不清應該是主管的責任吧，誰叫他不說清楚呢？

以理論來說，這樣想當然沒錯。主管應該清楚說明目標和方向，團隊夥伴才有依循的標準，才知道該往哪裡走。

但，如果你也是這麼想，那我們終究是把任務成敗的關鍵交到主管手上，萬一失敗就有了很好的理由：不是我不行，而是主管不好，團隊任務自己界定不清楚。主管的失職，變成了最好的藉口。

在我成長的記憶裡，主管無法交代明確的任務，綜合歸納有三個原因：第一，他只知道方向，不明白實際細節，對於任務的範圍(Scope)，也不知道怎麼分工比較好，於是把「可能」可以解決問題的人叫在一起，給大家帶個帽子，期待共同合作為自己賣命；第二個原因，對方向有模糊的想法，但他太忙，手上有太多同時在進行的項目以及客戶的難題，他期待底下的主管們來為他梳理出一個頭緒；第三個原因，是主管對目標完全沒概念，不知道該如何進行，當然無法清楚交代合作細節和任務界定。

因此，對於Thomas的問題，我給他幾個建議：
先從過去的專案裡梳理出一個脈絡，將任務的範圍界定清楚。
找Sam討論，規劃一個彼此都可以接受的合作模式。
用SWOT找到Sam的優勢(Strength)和可以發揮的機會。

你也許會說，「Sam最好的幫忙就是不要插手」。但聰明如你，還是要盡力找出他的優點，即便Sam的能力不行，搞不好他因為在公司年資長、經驗多，已經變成了一個活歷史(Working Dictionary)，知道如何避開危險也是你必須學會的。重點是既然總經理交辦你們合作，你就得想辦法與Sam融合，接納他，跟他一起努力。

二、如何完成：也就是方法論，到可以完成任務的方法。

通常我會建議，你可以提供老闆一些解決方案，原則上以2-3個為佳。該怎麼做呢？
1.列出專案成功需具備的關鍵因素，把它當作Criteria(衡量的準則)。
2.列出幾個解決方案，每個方案都根據這個Criteria，詳細說明分析各自的優缺。
3.向總經理報告你的洞察與建議，哪一個方案比較適合？為什麼？請總經理給予指導，並請他決定該採用哪一個方案。

三、誰來負責：這是一個很難回答的問題，負責人可以只是這個項目的PM(專案經理)，但廣義來說，專案的成敗每一個團隊成員都有責任，成敗與大家息息相關，因此每一個團隊成員也都可以算是負責人。

你覺得這裡所說的「大家」有誰？在上述的個案中，就包含了Thomas、Sam和總經理。是的，你沒有聽錯，還有總經理。

很多優秀的人才都把責任往身上攬，盡心盡力的執行任務、披荊斬棘，幫老闆殺出一條康莊大道，但老闆一點感覺都沒有，絲毫感受不到你的努力和付出。

你知道為什麼嗎？因為老闆本人並沒有參與！因為沒有參與，就無法得知這個專案的辛苦，更無法從中明白專案的績效，以及帶來的成果和影響。

那麼，你該怎麼做呢？以下三個步驟，你可以參考一下：
1.定義清楚R&R(Roles and Responsibility)，也就是各自扮演的角色與擔負的責任。
講到這裡，我先暫停一下。
常常有許多職場上的優秀同仁跟我說：「Brad，為什麼當主管的不能定義清楚R&R？他要同時交代給很多人，更可怕的是還會忘記誰負責什麼，明明交代了A，卻去問B進度，然後生氣B一無所知。如果一開始就說清楚，就不會有這麼多的問題了！」
那為什麼有的主管就是不講清楚呢？可能是他搞不清楚該如何分工到位，也有可能是他沒有能力擺平分工細節，於是讓你們自己去喬。所以制定清楚的彼此的角色和責任，是第一個必要。
2.製作專案組織圖，寫清楚每個角色該負的責任，包含最高主管。
3.將專案每個階段的預期目標，以時間軸的方式展開，讓團隊成員清楚誰該負責哪一段任務的產出，在哪個時間點，該達到什麼樣的目標和成效。

四、何處決策：決策的終端當然是交付任務的那個人，在這個個案中也就是總經理。但進行中仍然必須有專案經理去主導進行、溝通與協調整合，確保完成目標。

這看起來是一個授權的問題，但實務上有著更加複雜的溝通。

所謂的授權(Delegation of Authority)，指的是一位主管將其本身的任務及職權，交付於某一位下屬來承擔，使其得以行使主管的管理權，藉此完成任務。

授權的程序分為四段作業：
1.指派任務(Duties)
2.賦予職權(Authority)
3.職責產生(Responsibility)
4.對主管負責(Accountability)

如果你是主管，我必須說，不要輕易地將同一件事情交代給兩個(含)以上的同仁負責。

同一件事情負責的人越多，將會稀釋掉每個人負擔的責任，最後很容易產生爭功或諉過的現象。很多醜陋的人性面，將會因此而產生，甚至看到因為組織政治引發的對立與衝突。

曾有一個年約30來歲的同事來問我，他遇見一些汲汲營營組織政治、勾心鬥角的人，很無奈。

面對令人心灰意冷的職場現實，我寫了一段話送給他。
“Why the devil is so evil? “ You asked me. I said that always reminds us who's our angel.
略帶疲憊，或有著失望的沮喪
歷經一些職場，蒙上一抹滄桑
已過而立之年的你，嘆息著這世界不是你想像
而我輕聲地告訴你
真實的人生亦如戲
惡魔在身邊，總提醒著我們天使何在，須珍惜

人生總不會是一帆風順、事事盡如人意，你需要的是盡人事，無論對老闆、對同儕，還是跨部門溝通，了解對方是誰、需求是什麼，再用適切的方式達到共同的目標，如此才能事半功倍。而在溝通x組織第一集，我分享了跨部門溝通必需要了解的「組織溝通四部曲」，掌握「任務界定、如何完成、誰來負責、何處決策」四個重點，就能讓你在組織之間溝通無礙。

我看過一部很可愛的動畫《古魯家族》，裡面有一句話令我充滿希望，在這裡跟你分享：
No more dark, no more hiding and no more caves.
Do you know what's the point of this?
To Follow The Light!

辛苦了！聽著聲夜時堂的節目，所有的職場難題都將迎刃而解，所有的疲憊都會獲得安慰。一覺醒來，看見陽光，我們一起往前走就對了！

我們下週空中再見。