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彭冠宇 | 彭老師的聲夜時堂
聲音課程 2小時58分43秒 共 10 集

「一壺濁酒喜相逢,古今多少事,都付笑談中。」我是Brad彭老師,歡迎來到《彭老師的聲夜時堂》。

嗨,你好嗎?辛苦了,一定又是忙碌的一週。

有位碩班畢業的學生Thomas,10年年資,年輕有為,曾是我課堂上很亮眼的學生。有天他來找我,跟我說遇到了一個職場上的問題,想聽聽我的建議。

他說:有天,總經理找他以及另一位經理Sam去辦公室,總經理說:「你們兩位是我最倚重的左右手,是這樣的,有個重要的專案,時間很緊迫,所以我需要你們兩位經理共同合作,並在一個月內完成,到時候一起向我報告。有你們倆同心協力,我深具信心!有需要什
資源儘管跟我說,加油!」

Thomas問我:「老師,到底總經理的意思是什
面對這個只會出一張嘴的Sam,要跟他一起分工合作?想都知道,一定都是我在做,最後他又會去總經理面前搶功勞,成了就說是他的,總經理不滿意,就會把問題推到我身上…..老師,我該怎辦?

這樣的個案你應該不會太陌生,也許你也遇見過類似的情境。看似簡單的兩人合作,其中卻有繁複的變化。我想回到「組織理論」來給上推理,給你一些建議。

談到管理學中的第二個功能「組織」,在組織中進行溝通,必須先掌握以下四部曲:

一、任務界定:明確的定義跟說明任務。

如果能運用在前兩堂課中我教的「SMART五原則」,將會讓你更明確的描述和設定任務目標。

這裡有個很根本的問題,就是在實務中,我們必須先清楚定義雙方的投入與產出。

以Thomas的案例來說,總經理會鉅細靡遺的交代兩位經理任務該如何界定、各自負責的階段性目標是什
嗎?我想多半是不會的。因為總經理掌握的是整體策略及大方向,作為中階主管,就是要想辦法明確劃分具體任務,然後與總經理對焦一下是否符合他的期待,是的話,就勇敢衝一波!

但如果你是基層同仁,而中間主管也交代不清,該怎
?或許你會說,任務交代不清應該是主管的責任吧,誰叫他不說清楚呢?

以理論來說,這樣想當然沒錯。主管應該清楚說明目標和方向,團隊夥伴才有依循的標準,才知道該往哪裡走。

但,如果你也是這
想,那我們終究是把任務成敗的關鍵交到主管手上,萬一失敗就有了很好的理由:不是我不行,而是主管不好,團隊任務自己界定不清楚。主管的失職,變成了最好的藉口。

在我成長的記憶裡,主管無法交代明確的任務,綜合歸納有三個原因:第一,他只知道方向,不明白實際細節,對於任務的範圍(Scope),也不知道怎
分工比較好,於是把「可能」可以解決問題的人叫在一起,給大家帶個帽子,期待共同合作為自己賣命;第二個原因,對方向有模糊的想法,但他太忙,手上有太多同時在進行的項目以及客戶的難題,他期待底下的主管們來為他梳理出一個頭緒;第三個原因,是主管對目標完全沒概念,不知道該如何進行,當然無法清楚交代合作細節和任務界定。

因此,對於Thomas的問題,我給他幾個建議:
先從過去的專案裡梳理出一個脈絡,將任務的範圍界定清楚。
找Sam討論,規劃一個彼此都可以接受的合作模式。
用SWOT找到Sam的優勢(Strength)和可以發揮的機會。

你也許會說,「Sam最好的幫忙就是不要插手」。但聰明如你,
是要盡力找出他的優點,即便Sam的能力不行,搞不好他因為在公司年資長、經驗多,已經變成了一個活歷史(Working Dictionary),知道如何避開危險也是你必須學會的。重點是既然總經理交辦你們合作,你就得想辦法與Sam融合,接納他,跟他一起努力。

二、如何完成:也就是方法論,到可以完成任務的方法。

通常我會建議,你可以提供老闆一些解決方案,原則上以2-3個為佳。該怎
呢?
1.列出專案成功需具備的關鍵因素,把它當作Criteria(衡量的準則)。
2.列出幾個解決方案,每個方案都根據這個Criteria,詳細說明分析各自的優缺。
3.向總經理報告你的洞察與建議,哪一個方案比較適合?為什
?請總經理給予指導,並請他決定該採用哪一個方案。

三、誰來負責:這是一個很難回答的問題,負責人可以只是這個項目的PM(專案經理),但廣義來說,專案的成敗每一個團隊成員都有責任,成敗與大家息息相關,因此每一個團隊成員也都可以算是負責人。

你覺得這裡所說的「大家」有誰?在上述的個案中,就包含了Thomas、Sam和總經理。是的,你沒有聽錯,
有總經理。

很多優秀的人才都把責任往身上攬,盡心盡力的執行任務、披荊斬棘,幫老闆殺出一條康莊大道,但老闆一點感覺都沒有,絲毫感受不到你的努力和付出。

你知道為什
嗎?因為老闆本人並沒有參與!因為沒有參與,就無法得知這個專案的辛苦,更無法從中明白專案的績效,以及帶來的成果和影響。

,你該怎做呢?以下三個步驟,你可以參考一下:
1.定義清楚R&R(Roles and Responsibility),也就是各自扮演的角色與擔負的責任。
講到這裡,我先暫停一下。
常常有許多職場上的優秀同仁跟我說:「Brad,為什
當主管的不能定義清楚R&R?他要同時交代給很多人,更可怕的是會忘記誰負責什,明明交代了A,卻去問B進度,然後生氣B一無所知。如果一開始就說清楚,就不會有這多的問題了!
那為什
有的主管就是不講清楚呢?可能是他搞不清楚該如何分工到位,也有可能是他沒有能力擺平分工細節,於是讓你們自己去喬。所以制定清楚的彼此的角色和責任,是第一個必要。
2.製作專案組織圖,寫清楚每個角色該負的責任,包含最高主管。
3.將專案每個階段的預期目標,以時間軸的方式展開,讓團隊成員清楚誰該負責哪一段任務的產出,在哪個時間點,該達到什
樣的目標和成效

四、何處決策:決策的終端當然是交付任務的那個人,在這個個案中也就是總經理。但進行中仍然必須有專案經理去主導進行、溝通與協調整合,確保完成目標。

這看起來是一個授權的問題,但實務上有著更加複雜的溝通。

所謂的授權(Delegation of Authority),指的是一位主管將其本身的任務及職權,交付於某一位下屬來承擔,使其得以行使主管的管理權,藉此完成任務。

授權的程序分為四段作業:
1.指派任務(Duties)
2.賦予職權(Authority)
3.職責產生(Responsibility)
4.對主管負責(Accountability)

如果你是主管,我必須說,不要輕易地將同一件事情交代給兩個(含)以上的同仁負責。

同一件事情負責的人越多,將會稀釋掉每個人負擔的責任,最後很容易產生爭功或諉過的現象。很多
陋的人性面,將會因此而產生,甚至看到因為組織政治引發的對立與衝突。

曾有一個年約30來歲的同事來問我,他遇見一些汲汲營營組織政治、勾心鬥角的人,很無奈。

面對令人心灰意冷的職場現實,我寫了一段話送給他。
“Why the devil is so evil? “ You asked me. I said that always reminds us who's our angel.
略帶疲憊,或有著失望的沮喪
歷經一些職場,蒙上一抹滄桑
已過而立之年的你,嘆息著這世界不是你想像
而我輕聲地告訴你
真實的人生亦如戲
惡魔在身邊,總提醒著我們天使何在,須珍惜

人生總不會是一帆風順、事事盡如人意,你需要的是盡人事,無論對老闆、對同儕,
是跨部門溝通,了解對方是誰、需求是什,再用適切的方式達到共同的目標,如此才能事半功倍。而在溝通x組織第一集,我分享了跨部門溝通必需要了解的「組織溝通四部曲」,掌握「任務界定、如何完成、誰來負責、何處決策」四個重點,就能讓你在組織之間溝通無礙。

我看過一部很可愛的動畫《古魯家族》,裡面有一句話令我充滿希望,在這裡跟你分享:
No more dark, no more hiding and no more caves.
Do you know what's the point of this?
To Follow The Light!

辛苦了!聽著聲夜時堂的節目,所有的職場難題都將迎刃而解,所有的疲憊都會獲得安慰。一覺醒來,看見陽光,我們一起往前走就對了!

我們下週空中再見。