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周震宇 | HBR管理錦囊
聲音課程 12小時9分10秒 共 10 集

如何跟主管簡報

 

各位聽眾好,我是《哈佛商業評論》全球繁體中文版的執行副總編輯鄧嘉玲。我想跟大家談談「如何跟主管簡報」,內容出自本刊的精采文章。怎麼跟主管簡報呢?

 

如果你是要作簡報的人,高階主管將是你最棘手的一群簡報對象。他們極度沒有耐性,因為日程安排滿檔,而且必須做出很多高風險的決策,往往很少有時間來衡量選項。因此,他們不會忍耐一個冗長的簡報,靜待最後的精采內容披露。在你的噱頭表演完之前,他們就會打斷你的簡報了。

 

以下四項作法讓你能贏得主管的注意和支持:

 

第一項作法:預先作總結。

比方說,你有三十分鐘的時間陳述。在你作開場白時,要假設你的整個簡報時間削減到五分鐘。這將迫使你提出聽眾真正在乎的資訊:像是更深入的研究或調查結果、結論、建議、採取行動的呼籲等。一開始就清晰、簡潔地說出這些重點,然後提出支持的資料數據,以及外圍的相關材料。

 

第二項作法:設定期望。

要讓觀眾知道你會先花幾分鐘提出你的總結,其餘的時間將進行討論,那麼即使是最沒耐心的高階主管,也比較可能會讓你說完主要觀點而不打斷你,因為他們知道自己很快就可以開始提出問題。

 

第三項作法:製作總結投影片。

製作一疊投影片時,要在前幾張列出一個簡短的重點概述,其餘的投影片應該做為附錄。遵守10%的規則:如果你的附錄是五十張投影片,就製作五張的總結投影片,依此類推。

 

在你提出總結後,讓主管團隊主導談話的進行,在相關的問題和意見提出時,就放映附錄的投影片。在一般情況下,主管會想要深入探討有助於他們決策的某些重點。如果他們那樣做,你得迅速放映和那些重點相關的投影片。

 

第四項作法:排練。

在作簡報之前,要請一個同事充當誠實的教練,在他面前練習做你的簡報及放映投影片。去找個曾經讓高階主管採納他的想法的人。要求這個人給你明確的意見回饋,包括你的資訊的表達清晰且快速嗎?你的總結投影片有沒有把一切濃縮成有深入見地的精華重點?你有沒有漏掉觀眾可能在期待的任何事項?

 

聽起來好像得做很多事情嗎?是的,但是向主管團隊作簡報是很大的榮譽,可以打開多扇大門。如果你做成功了,具有重大影響力的高階主管就會大力支持提倡你的想法。

 

以上摘自《哈佛商業評論》全球繁體中文版,說明四項跟主管作簡報的方法,分別為:預先作總結、設定期望、製作總結投影片、以及預先排練。

 

謝謝收聽,也歡迎您來閱讀《哈佛商業評論》全球繁體中文版。