如何跟主管簡報

各位聽眾好，我是《哈佛商業評論》全球繁體中文版的執行副總編輯鄧嘉玲。我想跟大家談談「如何跟主管簡報」，內容出自本刊的精采文章。怎麼跟主管簡報呢？

如果你是要作簡報的人，高階主管將是你最棘手的一群簡報對象。他們極度沒有耐性，因為日程安排滿檔，而且必須做出很多高風險的決策，往往很少有時間來衡量選項。因此，他們不會忍耐一個冗長的簡報，靜待最後的精采內容披露。在你的噱頭表演完之前，他們就會打斷你的簡報了。

以下四項作法讓你能贏得主管的注意和支持：

第一項作法：預先作總結。

比方說，你有三十分鐘的時間陳述。在你作開場白時，要假設你的整個簡報時間削減到五分鐘。這將迫使你提出聽眾真正在乎的資訊：像是更深入的研究或調查結果、結論、建議、採取行動的呼籲等。一開始就清晰、簡潔地說出這些重點，然後提出支持的資料數據，以及外圍的相關材料。

第二項作法：設定期望。

要讓觀眾知道你會先花幾分鐘提出你的總結，其餘的時間將進行討論，那麼即使是最沒耐心的高階主管，也比較可能會讓你說完主要觀點而不打斷你，因為他們知道自己很快就可以開始提出問題。

第三項作法：製作總結投影片。

製作一疊投影片時，要在前幾張列出一個簡短的重點概述，其餘的投影片應該做為附錄。遵守10％的規則：如果你的附錄是五十張投影片，就製作五張的總結投影片，依此類推。

在你提出總結後，讓主管團隊主導談話的進行，在相關的問題和意見提出時，就放映附錄的投影片。在一般情況下，主管會想要深入探討有助於他們決策的某些重點。如果他們那樣做，你得迅速放映和那些重點相關的投影片。

第四項作法：排練。

在作簡報之前，要請一個同事充當誠實的教練，在他面前練習做你的簡報及放映投影片。去找個曾經讓高階主管採納他的想法的人。要求這個人給你明確的意見回饋，包括你的資訊的表達清晰且快速嗎？你的總結投影片有沒有把一切濃縮成有深入見地的精華重點？你有沒有漏掉觀眾可能在期待的任何事項？

聽起來好像得做很多事情嗎？是的，但是向主管團隊作簡報是很大的榮譽，可以打開多扇大門。如果你做成功了，具有重大影響力的高階主管就會大力支持提倡你的想法。

以上摘自《哈佛商業評論》全球繁體中文版，說明四項跟主管作簡報的方法，分別為：預先作總結、設定期望、製作總結投影片、以及預先排練。

謝謝收聽，也歡迎您來閱讀《哈佛商業評論》全球繁體中文版。