如何讓開會更有效率

各位聽眾好，我是《哈佛商業評論》全球繁體中文版的執行副總編輯鄧嘉玲。我想跟大家談談「如何讓開會更有效率」，內容出自本刊的精采文章。以下跟您分享三個方法：

第一件事：開會時設定明確目標

即使你的行事曆上安排了例行會議，也不代表你一定得召開這場會議。只有在每個人都清楚目標的情況下，才要召開會議。有了大家一致贊同的目標，能夠讓會議專注於重點，善用時間。你可以參考以下的幾個目標：

• 分享最新情況，檢討到今天為止的進度，包括重大的代表性事件，或即將發生的活動。自己問自己：「我之前做了什麼？我之後要做什麼？」

• 指出與進度相關的疑問或者顧慮。問自己：「有什麼可能發生的阻礙？」

• 把待解決的問題和附加的疑問，排好優先順序，逐一解決。

• 請大家就後續行動達成共識。例如：萬一情況惡化該怎麼辦，每個人的職責是什麼之類。

第二件事：開會前先定好決策的方式

開會前準備愈充分，會議的成效就愈好，因此我們需要審慎確定開會的目標、擬定議題、邀請適合的與會者。不過大家常忘記一個重要的步驟：定出決策的方式。預先選定決策方法，散會時必定會有清楚的結果。以下是幾種可能的方案：

• 以多數票來表决：這種方法讓人人都可以表示意見，只是某些人可能會覺得當眾表態很不自在。

• 達成團體共識：讓與會者能分享自己的專才，讓各方更有可能互相接納、同意彼此的意見。

• 領導人拍板定案：這通常是最快的方式，例如發生危機時就很適用，但要讓對你存疑的人支持你，可能得花一點工夫。

第三件事：開會後記得追蹤後續

開完會、走出會議室，我們很容易會覺得事情都做完了。不過在會議上做的決定，要等你細心做完後續工作，才算生效。你可以先寫下簡短具體的會議概要，說明已經討論的議題，以及清楚的後續行動步驟，若有會議紀錄，別忘了附在概要中。

這份會議概要應便於他人轉寄給未出席者，或關心會議結果的人。在你的行事曆上，記下相關任務的完成期限，以便你追蹤任務是否確實完成。假如會議結果特別影響到某人，你要親自追蹤後續，確定此人知道已做的決策，與之後的步驟。

最後，花點時間回顧會議、檢討自己主持會議的表現，想想自己日後哪裡需要改進。

以上摘自《哈佛商業評論》全球繁體中文版，說明三件事讓你開會更有效率，這三件事是~第一：開會時設定明確目標，第二：開會前先定好決策的方式，第三：開會後記得追蹤後續。

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