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周震宇 | HBR管理錦囊
聲音課程 11小時9分33秒 共 10 集

如何讓開會更有效率

 

各位聽眾好,我是《哈佛商業評論》全球繁體中文版的執行副總編輯鄧嘉玲。我想跟大家談談「如何讓開會更有效率」,內容出自本刊的精采文章。以下跟您分享三個方法:

 

第一件事:開會時設定明確目標

 

即使你的行事曆上安排了例行會議,也不代表你一定得召開這場會議。只有在每個人都清楚目標的情況下,才要召開會議。有了大家一致贊同的目標,能夠讓會議專注於重點,善用時間。你可以參考以下的幾個目標:

  • 分享最新情況,檢討到今天為止的進度,包括重大的代表性事件,或即將發生的活動。自己問自己:「我之前做了什麼?我之後要做什麼?」

  • 指出與進度相關的疑問或者顧慮。問自己:「有什麼可能發生的阻礙?」

  • 把待解決的問題和附加的疑問,排好優先順序,逐一解決。

  • 請大家就後續行動達成共識。例如:萬一情況惡化該怎麼辦,每個人的職責是什麼之類。

 

第二件事:開會前先定好決策的方式

 

開會前準備愈充分,會議的成效就愈好,因此我們需要審慎確定開會的目標、擬定議題、邀請適合的與會者。不過大家常忘記一個重要的步驟:定出決策的方式。預先選定決策方法,散會時必定會有清楚的結果。以下是幾種可能的方案:

  • 以多數票來表决:這種方法讓人人都可以表示意見,只是某些人可能會覺得當眾表態很不自在。

  • 達成團體共識:讓與會者能分享自己的專才,讓各方更有可能互相接納、同意彼此的意見。

  • 領導人拍板定案:這通常是最快的方式,例如發生危機時就很適用,但要讓對你存疑的人支持你,可能得花一點工夫。

 

第三件事:開會後記得追蹤後續

 

開完會、走出會議室,我們很容易會覺得事情都做完了。不過在會議上做的決定,要等你細心做完後續工作,才算生效。你可以先寫下簡短具體的會議概要,說明已經討論的議題,以及清楚的後續行動步驟,若有會議紀錄,別忘了附在概要中。

這份會議概要應便於他人轉寄給未出席者,或關心會議結果的人。在你的行事曆上,記下相關任務的完成期限,以便你追蹤任務是否確實完成。假如會議結果特別影響到某人,你要親自追蹤後續,確定此人知道已做的決策,與之後的步驟。

最後,花點時間回顧會議、檢討自己主持會議的表現,想想自己日後哪裡需要改進。

 

以上摘自《哈佛商業評論》全球繁體中文版,說明三件事讓你開會更有效率,這三件事是~第一:開會時設定明確目標,第二:開會前先定好決策的方式,第三:開會後記得追蹤後續。

 

謝謝收聽,也歡迎您來閱讀《哈佛商業評論》全球繁體中文版。