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周震宇 | HBR管理錦囊
聲音課程 11小時9分33秒 共 10 集

當重要產品即將上市,或是你的團隊預定要進行重要簡報,最後期限會引發腎上腺素激增,很容易就促使你在清醒時的每一刻都努力工作。不過,這情況當然無法長期維持,最後,我們不可避免地會身心俱疲。那麼,要如何讓高生產力變成習慣,並持之以恆呢?

 

第一步是要了解,有生產力代表「用最佳方式來過你全部的生活,而不僅只是工作」。設計良好的個人生活,可以支持你在工作上的努力;適當安排何時工作與如何工作,能讓你擁有豐富的個人生活。我們應思考,某項活動如何能在不同的領域對我們產生正面影響,這些領域包括我們的個人生活、專業生活、社區或公民關係,以及健康。

 

舉例來說,不要在辦公桌前狼吞虎嚥地吃三明治,而是與某位自己喜歡的同事一起吃健康午餐,這可同時對你的健康、你的專業生活,以及你的社交活動都有益。

 

接下來,當你考慮自己的待辦事項清單時,很重要的是,把任務跟完成那項任務所需的專注力互相配合

 

舉例來說,對一名作家而言,寫文章比閱讀文章耗費更多腦力,所以,他可以把寫作安排在早上,那是一整天頭腦最清醒的時候。隨著一天時間的推移,創意會逐漸減弱,但如果把腦筋不靈活的時間,只用來做低風險但必要的任務,就可以延長一天中有生產力的時間一至兩個小時,這些低風險但必要的任務,就像是為了做研究而讀書,或是趕上在群組中討論的進度。


如果你的生理節奏不一樣,可以反轉這個過程,一開始先慢慢來,然後在一天稍後的時段,再來解決更需要生產力的工作。

 

最後,善用零碎時間也很重要。對大多數專業人士來說,幾乎不可能在行事曆上有大量的空白時段。行事曆上最常看到的,是在一連串網路研討會和會議之間,斷斷續續空出的三十或六十分鐘空檔。

 

你可以參考華頓商學院教授亞當.格蘭特(Adam Grant)的做法。這位著名的高生產力人士說,他每天都有許多小目標要完成。他的做法是,前一晚先檢查隔天的行事曆,找出行程上的空檔時段,然後列一張想在這些空檔完成的工作清單。

 

這張清單隨時都可能會改變:如果某位記者傳電郵,問他對一件突發新聞的看法,他可能會放棄原本的計畫,來回覆這位記者的訊息。但在那些短短的時段中,他知道自己「應該」做哪些事情,像是訂機票、寫推薦信,或是上傳幫朋友新書寫好的書評,知道該做這些事,讓他可能達成目標,不會浪費零碎時間。一個星期下來,這些零碎時間加起來就相當可觀。

 

就算是最有企圖心和最積極的人,也無法長期維持高度專注,而不會導致後來績效降低。生產力的祕訣,是讓你持續投入工作,並長期維持紀律。了解生產力對你真正的意義,讓你的能量配合手邊的工作,甚至善用空閒的零碎時間,如此一來,你便能在最重要的目標上獲得重大進展。

 

以上內容,摘自《哈佛商業評論》全球繁體中文版,說明「提升生產力三個訣竅」,方法包括:第一步是要了解,有生產力代表「用最佳方式來過你全部的生活,而不僅是工作」。第二步,把任務跟完成那項任務所需的專注力互相配合。第三步,善用零碎時間。

 

更多精彩內容,歡迎閱讀《哈佛商業評論》全球繁體中文版。