各位聽眾好，我是這個單元的轉述師周震宇，今天跟大家談的主題是「如何有效提高工作效率？」
工作量太大，事情多到做不完，是職場上常見的狀況。即使你已經安排好事情的輕重緩急、做了詳細規畫，甚至試著把工作分派出去，仍然無法每次都在期限內完成工作。或許，你該改善的是你的工作效率，試著在更短的時間內，把工作做得更好。
以下提供五個方法，讓你在龐大的工作量中，提高你的工作效率。不過，這些方法不見得適合每個人，也不見得適合每一種工作情況，你可以自行評估哪一種方法最適合你。
當你執行某項專案時，應該和主管、客戶或相關同事討論他們對你的期望。他們需要的只是簡報檔，還是一份詳細的評估報告？他們希望你把工作做到滿分，或是85分就可以了呢？主管想知道的是完整的全盤計畫，或只是初步的草案呢？
其實，在某些情況下，只需要提供足夠資訊，讓對方可以評估和做出決定即可，並非每一次都需要提供深入的完整報告。
釐清對方真正需求，和你需要準備到什麼程度，可以為你省下大量的工作時間。
第二，重複使用手邊的資源
頂尖的演講人或講師，往往一再講述同樣的內容，因為熟能生巧。
你也可以將這種模式運用在你的工作上，你可以善加利用手邊的資源，盡可能的複製、貼上和編輯現有資料，例如電子郵件、簡報內容、訓練課程、提案…等，或是參考其他內容相似的的活動。
這個方法最適合用在簡報或教學上，尤其是在時間緊迫的時候，更應該使用既有的資料來節省時間，製作出最佳的內容。除非舊資料和準備的主題差異太大，或是出現錯誤，想要完全更新，或大幅修改內容，可以等到時間充裕的時候再進行。
第三，製作範本和檢查清單
如果想要加速完成例行工作，不妨製作一份你專屬的範本或檢查清單。規格化的範本適合用在常態性的事情上，例如製作每周結算的報告、簡報內容，或會議議程。檢查清單則適合用於每週規畫、一對一會議，或其他重複性的活動。
範本和檢查清單都能將重複性的工作簡單化，讓你節省工作時間，因為你不必花時間去記該準備什麼，或決定下一步要做什麼。
第四，用討論取代書面報告
如果工作性質允許，你也許可以直接報告你的進度和規劃，而不是花時間製作報告。
例如，主管要求你研究某個主題的時候，你可以先準備資料，然後在會議中說明你的發現。也許口頭報告就能清楚傳達你的結論，更快的達成老闆的要求，不必撰寫正式報告。
如果你必須溝通說明的是較抽象的概念，像是平面設計、空間規劃等等，這個方法也很有效。透過對話直接討論雙方想法，能夠更快速的溝通，遠比寫一份完整報告更有效率得多。
最後，訂出工作的期限
想在短時間內把工作做好，就要在事前先決定要花多少時間在這項任務上，然後嚴格遵守時間。
例如，如果你通常在研究階段就投入過多時間，那麼下次在開始工作之前就要做好規劃，將研究時間限定在一至二小時之內。或者，每天一上班就做好當天計畫，規劃一項專案要進行到某進度，需要花多少時間。
設定時間，並不能保證你一定可以在期限之內完成工作，但這絕對能協助你專注重點。
以上摘自《哈佛商業評論》全球繁體中文版，說明「如何有效提高工作效率？」方法包括：第一，釐清對方真正的期望；第二，重複使用手邊的資源；第三，製作範本和檢查清單；第四，用討論取代書面報告；最後，界定工作的時間。
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