cover
avatar
周震宇 | HBR管理錦囊
聲音課程 12小時9分10秒 共 10 集

各位聽眾好,我是這個單元的轉述師周震宇。今天跟大家談的主題是「主管該如何成功委派工作」,內容摘自《哈佛商業評論全球繁體中文版》。

 

要當一個稱職的主管,就不能單打獨鬥,所有工作一肩扛,而是有打造一個能力強、有效率的團隊;要適度授權,將工作委派給部屬。

 

有愈來愈多證據顯示,把更多工作委派給同仁,可提高生產力、員工士氣以及奉獻的程度,而這些改變都會影響公司文化。根據蓋洛普調查公司的研究,能將工作及決策權授權給員工的公司,成長較快速、可以產生更多營收,並且能創造更多工作機會。

 

暢銷書作家約翰.麥斯威爾(John C. Maxwell)也曾經這麼說:「如果你想做好這幾件小事,就親自動手。如果你想做大事,並產生重大影響,就學著把工作委派出去。」

 

即便大家都懂這個道理,但不見得每個人都做得到,更何況高階領導人常不知道該將什麼工作委派出去,以及該怎麼委派,才能對他們和部屬達到最大效益。

 

主管如果想要成功的委派工作,必須先理解自己為何抗拒授權。身無高階領導人,如果你真的擔心部屬無法理解你的目標,或達不到績效,那麼,你可以先嘗試小規模、低風險的實驗,先釐清自己不願意將工作分配出去,是因為必須由你親自執行,或只是出於你需要安全感。

 

此外,你也應該讓被委派任務的團隊成員,進行類似的流程,找出他們擔心的事情,並檢視自己的能力,學習適應接下新任務之後,角色和責任的轉變。

 

主管一旦開始改變心態,就可以開始改變行為。如果想成功授權,將工作委派的部屬,你可以參考以下八個要點:

 

1.挑選適當人選。

並不是一定要找最有能力的人,你也可以考慮「誰需要培養這些技能?誰準備好接受挑戰?」無論選擇哪一位部屬,你必須能說出選擇這位同仁的原因。

 

2.清楚說明接下這個任務之後,團隊成員要負責做哪些事情,以及擁有多少自主權。

稱職的主管,會讓負責的同仁清楚知道他們的權限到哪裡。

 

3.仔細說明想要達成的目標。

這包括設定明確的期望、說明這項任務對公司長期目標有什麼幫助,以及會以哪些指標衡量任務是否成功。

 

4.確保團隊成員擁有完成這項工作所需的資源

這包括成員培訓、資金、需要的用品、辦公空間,或是其他單位的協助與合作。

 

5.設立查核時間點、里程碑,與回饋意見的管道。

定期檢核,以免出現微觀管理或領導不足的狀況。

 

6.鼓勵團隊成員,以有創意的新方法完成目標。

你要拋開過去習慣的做事方法,鼓勵部屬提出更創新、更有用的方式。

 

7.適時激勵員工。

主管需知道何時該為部屬加油鼓勵、何時該指導、何時該調整期望,或是提供協助。在任務成功時,也能誠心祝賀。

 

8.包容部屬的工作風險與錯誤,把這些當成學習機會。

任何錯誤都是學習的機會,如果工作發生差錯,請不要就此退縮,從此之後都不再授權,或將任務委派給部屬。

 

工作委派得當,能讓主管增加資源、確保他們能聚焦在最優先的事項,並培養團隊成員,創造一個分層授權、層層負責的文化。

 

以上摘自《哈佛商業評論》全球繁體中文版,主題為「領導人成功委派工作的八種方式」。包括:挑對人選、清楚說明負責的事情以及擁有多少自主權、確保必需的資源、設立檢查點、給予獎勵以及容忍犯錯的空間…等等。

 

更多精彩內容,歡迎閱讀《哈佛商業評論》全球繁體中文版。謝謝你的收聽,我們下周見。