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周震宇 | HBR管理錦囊
聲音課程 14小時24分4秒 共 10 集

各位聽眾好,我是這個單元的轉述師周震宇。今天跟大家談的主題是「工作專案如果沒有截止期限,該如何激勵自己」,內容摘自《哈佛商業評論全球繁體中文版》。

 

每個人都有惰性,在我們工作的時候,「截止期限」是很重要的鞭策力量,它迫使我們集中精力、推動任務,直到完成為止。因此,如果沒有截止期限,專案可能會在你的工作清單中不斷拖延,延遲好幾週、好幾個月,甚至好幾年。

 

那麼,當你想要,或需要完成沒有截止期限的專案時,你該如何激勵自己、有效管理時間呢?有三個簡單的策略,可協助你跨出第一步。

 

策略一:自己設定截止期限

 

如果專案沒有截止期限,你可以自己設定一個期限。例如,你可以決定在某個日期之前,完成某項任務;或者,你可以規定自己每週花一定的時間,處理某個專案;又或是,你可以設定一個目標,每天向目標推進一步,直到完成。

 

寫下你的承諾,最好在你的行事曆中標記清楚。如果你知道自己在忙碌的時候,會延遲這類沒有截止期限的任務,那麼,就在你的日程表中,設定一個比較有空的時間,去做這件任務。

 

訂下完成的確切時間,如此你就可以知道,這項專案被排在哪一個執行順序,這也會讓你有「必須完成這項專案」的迫切感。

 

策略二:徵求正向的同儕壓力

 

對於某項專案,如果你告訴其他人你預計完成的期限,並定期告知對方工作的最新進度,這會激勵你在這段期間一定要有所進展。有些人喜歡把自己的目標告訴某個人,也許是團隊成員、上司或是朋友,然後定期向他回報狀況,有些人則喜歡公開宣告。

 

你不妨也採用這種方法,將你的計畫告訴一些人,或在社群媒體上公開發布,如果你的朋友記得這件事,並不時詢問你後續進展,這個策略就會激勵你,讓你有完成目標的壓力。

 

你可以選擇最能激勵你、讓你覺得最自在的方法。所有這些選項都會讓你產生責任感,所以即使沒有真正的截止期限,你也會覺得,如果自己沒有確實執行,就會讓某人失望,或沒有遵守對自己的承諾。

 

策略三:激勵自己

 

激勵自己採取行動的最後一個方法,是創造有吸引力的誘因。你可以試試以下方法,例如,在辛苦工作一個早上之後,獎勵自己一下,中午去吃個大餐;或者,一旦完成階段性的目標,可以休半天假。獎勵不一定要奢侈,但必須是你想要做的事情。

 

你可把獎勵安排在完成工作之後,好比說,你如果是在咖啡館工作,完工之後你可以繼續待在那裡,或到附近走走,休息一個小時。有了激勵的誘因,你就會專注去做某一項你在其他情況下可能不想做的事,以獎勵自己更快完成。

 

如果獎勵不足以構成強大的誘因,你也可以試著用「懲罰」,例如,如果專案沒有任何進度,就不能看你最想看的電影;或是,如果沒有如期完成專案,就不能出國度假。如此一來,你就不會一拖再拖,忽視這些你不想做的事。

 

以上摘自《哈佛商業評論》全球繁體中文版,主題為「計畫如果沒有截止期限,該如何激勵自己」。方法包括:第一,設定截止期限;第二,徵求正向的同儕壓力;第三,激勵自己。

 

更多精彩內容,歡迎閱讀《哈佛商業評論》全球繁體中文版。謝謝你的收聽,我們下周見。