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周震宇 | HBR管理錦囊
聲音課程 11小時9分33秒 共 10 集

各位聽眾好,我是這個單元的轉述師周震宇。今天跟大家談的主題是「如何善用提問的力量」,內容摘自《哈佛商業評論全球繁體中文版》。

 

大多數人都很重視「回答問題」的能力,認為能做好萬全準備、精確地回答與解決主管或客戶提出的各項疑難雜症,是很重要的職場基本功;但卻很少人認為「問問題」是一項可以精進的能力,也不太會思考該如何回答問題,才能讓談話有更好的結果。

 

一般人不重視提問,這實在很可惜,因為「提問」是威力強大的溝通工具,它可以彰顯組織價值、能夠刺激學習和思想交流、鼓勵創新、改善績效;它還能讓你發現潛在的陷阱與危險,有助於降低企業風險。

 

那麼,如果想提升提問的能力,該怎麼做呢?你可以試試以下四個方法。

 

方法一:善用追問型問題

 

問題通常可以分為四種類型:第一類為引導型問題,像是「你好嗎?」;第二類為反射型問題,像是「我很好,你呢?」;第三類為轉變話題式的問題;第四類為追問型問題。

 

雖然在一般對話中,都會包括每種類型的問題,但「追問型問題」似乎有種特別的力量。這一類的問題,能讓對方知道你在聆聽他說話、關心他,而且想知道更多。當人們與較常詢問「追問型問題」的人互動時,往往會覺得受到尊重,自己說的話也受到重視。

 

追問型問題還有一個好處,就是它不需要太多思考與準備。這類問題,看起來是雙方談話時很自然說出來的,在一般的談話中,「追問型問題」出現的機率,也比其他類型來得多。

 

方法二:知道何時要問開放式問題

 

沒有人喜歡被質問,而封閉式的問題,答案只有某些選項,對方只能答「是」或「不是」,會讓對方感受到壓力。

 

開放式問題可以避免這種情形,因此,在發掘資訊及學習新事物上特別有用。開放式問題也是創新的泉源,常常能讓你得到沒人想過、出乎意料的答案。

 

許多關於問卷調查設計的研究都發現,限制回答的選項很危險的,封閉式問題常會得到有偏見的結論,或是淪為議題操作。

 

當然,開放式問題並不一定是最佳選項。例如,如果你身處緊繃的談判現場,或是對方充滿防禦心,開放式問題會留下太多模糊地帶,讓他們能閃爍其詞,或是避重就輕。在這種情況下,封閉式問題的效果會比較好。至於該怎麼選擇問題類型,就要視當下的形況而定了。

 

方法三:安排正確的順序

 

你問的問題該如何排列順序,取決於當時的狀況。

 

在緊張的情況下,應該先問最難的問題,雖然這麼做讓人感到不自在,但對方會比較願意敞開心胸說話。因為如果問題的尖銳程度逐漸降低,相形之下,接下來的問題感覺就不那麼敏感了,人們也會逐漸降低戒心,比較願意透露重要資訊。

 

當然,如果第一個問題太敏感,你會面臨得罪對方的風險,所以,這絕對是個需要小心處理的微妙平衡。

 

如果對話的目標是建立關係,最有效的做法,反而是從較不敏感的問題開始,例如先寒暄,聊聊雙方的興趣,或從共同的朋友切入,然後慢慢升高問題敏感度。

 

方法四:採用輕鬆語調,不帶評價的溝通

 

當你用隨性方式,而非拘謹、正式的方式問問題,人們會比較願意回答。當對話讓人感到自在,人們就會願意暢所欲言。例如,如果先說明可以隨時更改答案,人們會更願意表達意見,即便他們最後很少改變答案。

 

這可以解釋為什麼團隊在腦力激盪的過程中,通常能創造很好的成果。因為小組討論的時候,一般做法是將每個人的意見寫在白板上,寫上去的任何東西隨時可以擦掉或更改,也沒有什麼好壞和對錯,這麼一來,人們比較願意誠實回答問題,表達他們在平時不會透露的想法。

 

以上摘自《哈佛商業評論》全球繁體中文版,主題為「如何善用提問的力量」。方法包括:第一,善用追問型問題;第二,知道何時要問開放式問題;第三,安排正確的順序;第四,採用輕鬆語調,不帶評價的溝通。

 

更多精彩內容,歡迎閱讀《哈佛商業評論》全球繁體中文版。謝謝你的收聽,我們下周見。