各位聽眾好，我是這個單元的轉述師周震宇。今天跟大家談的主題是「如何有效召開線上會議？」內容摘自《哈佛商業評論全球繁體中文版》。

新冠肺炎疫情持續蔓延，許多會議可能必須因此取消，或是改為召開線上會議，或稱虛擬會議。可惜的是，線上會議的成效通常不好。

成效不彰的原因有很多，最常見的是，因為沒有直接面對面，因此出席人員通常「不專心」，在召開線上會議時一心多用；會議主辦人對於談話的目的和流程設計，也往往比較不在意。更常見的是，開會時，只有一、兩名與會人員積極主導，其他人則袖手旁觀、注意力渙散。

想改善這種情況，提升線上會議的成效，可以從以下這8個步驟著手：

第一、     運用視訊

為了讓參與者覺得大家都身在「同一場」會議裡，請捨棄傳統的電話會議，改用視訊會議，像是Skype和GoToMeeting等軟體，都有許多提升效率的新功能，讓與會者更有參與感。

第二、     預先做技術測試

最令人洩氣的情況就是，會議一開始就出現數分鐘的延遲，因為大家都還沒下載軟體，或出現視訊故障、聽不到聲音等技術問題。

在線上會議開始之前，所有與會人員都應該測試技術設備，確保自己能順利使用主要功能，以及不同的套裝軟體。

第三、     務必看得到大家的臉

如果與會人員可以看到彼此的表情和肢體語言，視訊會議會更有效率。要求每個人坐在靠近網路攝影機的位置，有助於建立親自出席會議的臨場感。

第四、     堅守開會的基本原則

會議開始之前，先設定清楚的目標。如果可以的話，預先發送會議議程與相關資料，讓與會者了解會議的重點和目的。設定會議基本規則、安排休息時間，並在會議的每個階段和全程結束後，清楚說明後續步驟。

 
第五、     盡量縮短報告的時間

線上會議裡，時間應該用於討論，盡量避免冗長的報告。如果有人必須做報告，可用螢幕分享報告的資料，以引導對話，這樣能讓與會者「看著你正在說明的背景資料」，確保他們有相同的理解。

但還是要優先採用多方對話，而非單方報告，盡量提高大家的參與度。

第六、     進行破冰活動

無法面對面、親自參與，可能讓人產生疏離感。在大家感到孤立的時候，可以適時強化人際關係，例如，和對方「談談近況」之類的做法，就會有幫助。

第七、     指派會議主持人

線上會議或虛擬討論，通常比現場面對面討論更難掌控進度。一個有效的做法是，指派某個人引導對話，這麼做，可以讓其他與會者專注在正在討論內容上。

主持人也可以運用意見調查系統，了解與會者在某些問題上的態度，並確保所有意見都能被聽到。

第八、     逐一點名發言

進行線上會議時，最有挑戰性的，是如何讓與會者從頭到尾參與其中。為了鼓勵大家積極參與，建議定時點名每個人發言，甚至在決策拍板定案之前，讓大家輪流發表自己的看法。

以上摘自《哈佛商業評論》全球繁體中文版，主題為「如何有效召開線上會議？」方法包括：運用視訊、預先做技術測試、盡量縮短報告時間、逐一點名發言…等等。

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