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周震宇 | HBR管理錦囊
聲音課程 12小時9分10秒 共 10 集

各位聽眾好,我是這個單元的轉述師周震宇。今天跟大家談的主題是「如何有效召開線上會議?」內容摘自《哈佛商業評論全球繁體中文版》。

 

新冠肺炎疫情持續蔓延,許多會議可能必須因此取消,或是改為召開線上會議,或稱虛擬會議。可惜的是,線上會議的成效通常不好。

 

成效不彰的原因有很多,最常見的是,因為沒有直接面對面,因此出席人員通常「不專心」,在召開線上會議時一心多用;會議主辦人對於談話的目的和流程設計,也往往比較不在意。更常見的是,開會時,只有一、兩名與會人員積極主導,其他人則袖手旁觀、注意力渙散。

 

想改善這種情況,提升線上會議的成效,可以從以下這8個步驟著手:

 

第一、     運用視訊

 

為了讓參與者覺得大家都身在「同一場」會議裡,請捨棄傳統的電話會議,改用視訊會議,像是Skype和GoToMeeting等軟體,都有許多提升效率的新功能,讓與會者更有參與感。


第二、     預先做技術測試

 

最令人洩氣的情況就是,會議一開始就出現數分鐘的延遲,因為大家都還沒下載軟體,或出現視訊故障、聽不到聲音等技術問題。

 

在線上會議開始之前,所有與會人員都應該測試技術設備,確保自己能順利使用主要功能,以及不同的套裝軟體。

 

第三、     務必看得到大家的臉

 

如果與會人員可以看到彼此的表情和肢體語言,視訊會議會更有效率。要求每個人坐在靠近網路攝影機的位置,有助於建立親自出席會議的臨場感。

 

第四、     堅守開會的基本原則

 

會議開始之前,先設定清楚的目標。如果可以的話,預先發送會議議程與相關資料,讓與會者了解會議的重點和目的。設定會議基本規則、安排休息時間,並在會議的每個階段和全程結束後,清楚說明後續步驟。

 
第五、     盡量縮短報告的時間

 

線上會議裡,時間應該用於討論,盡量避免冗長的報告。如果有人必須做報告,可用螢幕分享報告的資料,以引導對話,這樣能讓與會者「看著你正在說明的背景資料」,確保他們有相同的理解。

 

但還是要優先採用多方對話,而非單方報告,盡量提高大家的參與度。

 

第六、     進行破冰活動

 

無法面對面、親自參與,可能讓人產生疏離感。在大家感到孤立的時候,可以適時強化人際關係,例如,和對方「談談近況」之類的做法,就會有幫助。

 

第七、     指派會議主持人

 

線上會議或虛擬討論,通常比現場面對面討論更難掌控進度。一個有效的做法是,指派某個人引導對話,這麼做,可以讓其他與會者專注在正在討論內容上。

 

主持人也可以運用意見調查系統,了解與會者在某些問題上的態度,並確保所有意見都能被聽到。

 

第八、     逐一點名發言

 

進行線上會議時,最有挑戰性的,是如何讓與會者從頭到尾參與其中。為了鼓勵大家積極參與,建議定時點名每個人發言,甚至在決策拍板定案之前,讓大家輪流發表自己的看法。

 

以上摘自《哈佛商業評論》全球繁體中文版,主題為「如何有效召開線上會議?」方法包括:運用視訊、預先做技術測試、盡量縮短報告時間、逐一點名發言…等等。

 

更多精彩內容,歡迎閱讀《哈佛商業評論》全球繁體中文版。謝謝你的收聽,我們下周見。