各位聽眾好，我是這個單元的轉述師周震宇。今天跟大家談的主題是「用近藤麻理惠的整理心法，清理企業數據」，內容摘自《哈佛商業評論全球繁體中文版》。

整理達人近藤麻理惠，居家或個人清理的專長家喻戶曉。但你知道嗎，處理企業內部日積月累的數據資料，也可以沿用近藤麻理惠的整理心法。

你可以將近藤麻理惠的六項整理規則，逐一應用在企業上，讓領導人從分配預算開始，到留下「令人喜悅」的有用資料，實現有效率的資訊管理。

你一定沒想過，企業在管理自家的數據資料方面所面對的挑戰，跟整理個人雜物很類似，只不過規模大得多，而且要求更複雜。

多年下來，多數的大型企業都累積了好幾千兆位元組的「資料」，像是網路日誌、舊的電子郵件、過時的顧客檔案，這些資料都是在日常業務過程中收集的，可能再也不會派上用場。隨著資料累積的速度持續加快，對於這種不斷擴張、像山一樣多的數位資料，相關的法規和法律要求也不斷升級，使得資料清理躍升為企業的首要任務。

儘管在家中清理垃圾與在企業中清理資料，進行的規模和難易程度有非常大的差距，但我們還是可以將近藤的六項整理規則應用在企業上。該怎麼運用呢？請聽以下說明。

原則一：下定決心整理

在進行清理時，一開始先下定決心很重要，否則各項努力可能會失敗，熱情也會逐漸消失。成功的資料清理計畫，需要最高階主管投入支持，包括分配適當的資源和預算。設立「資訊治理」委員會，有助於確保這項專案長期的成功，委員會成員應包括不同的利害關係人，來自法律、法規遵循、紀錄管理、隱私、安全，和許多不同的業務部門。

原則二：想像你（或是公司）的理想生活方式

近藤建議，要設定明確的目標，否則整理行動可能很快就會失去意義，清理公司的資料也不例外。你應該設定目標；規劃並遵守流程；定期評估進度；不怕困難，持續進行。

此外，在最初的清理流程之後，必須有一個長期且持續的計畫。否則，你的資料會迅速回復原本的混亂狀態。

原則三：先丟棄

近藤主張，要把焦點放在擺脫不必要的物品上。這是個很有用的建議，適當刪除資料，是讓清理更有效率的方法。例如，在將資料移到雲端之前，先確定有哪些是不必要的、可以刪除的檔案。將不需要的資料先刪除，就不用浪費金錢和時間，把「垃圾」移到雲端。

原則四：根據物品類別，而不是位置來整理

在居家整理時，近藤主張應該按照衣服、雜物等物品的類別進行整理，而不是依照居家空間，一個房間一個房間的整理。

類似的規則也適用於企業界，尤其是在處理全球化的資訊科技平台時。如果全球各地的辦公室都使用相同的資料平台，例如電子郵件，那麼最好一次處理全球所有電子郵件，而不是一次整理一個國家的所有資料。

原則五：遵循正確的順序

近藤建議，你應該從最簡單的物品類別著手。在家中，最簡單的類別是指衣服；在企業內部，這種方法也很合理。人們應該從較簡單的資料類型開始，像是內部檔案硬碟。接下來，你可以處理電子郵件、即時訊息、社群媒體資料，最後再進入更複雜的環境，像是雲端應用程式、工作日誌、企業資源規畫系統的資料、電腦等各項設備產生的資料等等。

原則六：問問自己，這項物品是否能「觸發喜悅」

一般並不建議用「情感」當作資料使否該保存的衡量標準，但其實「觸發喜悅」這個概念，可以貼切地反映在公司環境中，只要你把「喜悅」定義為公司的某項成就。

以上摘自《哈佛商業評論》全球繁體中文版，主題為「用近藤麻理惠的整理心法，清理企業數據」。這六項原則包括：第一、下定決心整理；第二、想像理想的生活方式；第三，先丟棄；第四、根據物品類別，而不是位置來整理；第五、遵循正確的順序；第六、問問自己，這項物品是否能「觸發喜悅」。

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