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周震宇 | HBR管理錦囊
聲音課程 13小時56分58秒 共 10 集

各位聽眾好,我是這個單元的轉述師周震宇。今天跟大家談的主題是「如何在指導後進時也能追求高效率」,內容摘自《哈佛商業評論全球繁體中文版》文章。

在工作上,難免會遇到需要指導新同事。帶新人這件事,可以帶來使命感和滿足感,但也容易讓人筋疲力竭。況且,過於繁重的工作任務,可能已經讓我們分身乏術了。

有許多文章教你如何帶新人,卻沒有告訴你,該如何節省有限的時間和心力。其實,用更有效率的方式擔任指導者,不但可以幫助新同事,增加他的信心和人脈,同時也能節省自己的精力。我們稱這種做法為「節能指導法」,只要參考以下三個方式,你也可以做得到。

第一,釐清期望。

首先,指導者必須了解,要指導新人哪些工作內容,然後研擬一份說明各項標準的清單。比方說:專案如何進行、內部流程怎麼走,還有如何配合公司的各項活動。

在開始指導時,提供這份清單,讓新人可以迅速知道相關規定。指導期間,你們也可以一起檢視這份文件,同時盤點目前的組織工作流程,根據實際情況進行修正或改善。

第二,為你的指導時間設下期限。

讓你的諮詢指導時間,是固定並且有限的,這不但能讓你集中精神處理公事,也可以訓練新人,讓他們在請教你之前先好好思考問題出在哪?有什麼解決的方法?

這不代表你對於指導新人被動消極,而是他們應該先思考各種可能,思考之後,才是最適合提供指導的時機。透過這個過程,可以培養他們獨立和信心,並引導他們在提問之前,主動發現問題並設法解決。

此外,為了提高效率,也可以透過電子郵件來解決部分問題,這樣就能縮短面對面指導的時間。

第三,讓其他同事也能兼具指導機會。

不管是跨部門會議、約見客戶、電話會議、線上會議,或是福委會的聚會,都是邀請新人參加的好機會。這麼做,能把自己的工作時間,與指導新人的時間結合起來,讓新同事迅速明白公司的文化、經營人脈的技能、解決問題的能力,還有影響力等等。

這也是一個機會,把新人引薦給其他同事,比方合作頻繁的跨部門同事,如此一來,也可以讓他更加了解公司文化。

新同事需要你的幫助,但指導工作不應該讓人筋疲力竭。活用節能指導法,成為更熟練的指導者,你就能輕輕鬆鬆,用更少的精力和時間,培養公司後進。

以上摘自《哈佛商業評論》全球繁體中文版,主題為「如何在指導後進時也能追求高效率」。三個方法,讓你有效率的擔任指導者:第一,釐清期望,研擬說明清單文件;第二,為你的指導時間的設下限度,引導新人先靠自己解決問題;第三,讓其他同事也能兼具指導機會,帶新人接觸更多的潛在指導者。

更多精彩內容,歡迎閱讀《哈佛商業評論》全球繁體中文版。謝謝您的收聽,我們下周見。