各位聽眾好，我是這個單元的轉述師周震宇。今天跟大家談的主題是「5大步驟，緊急啟動遠距工作模式」，內容摘自《哈佛商業評論全球繁體中文版》。

台灣嚴守疫情一年多，始終是全世界的模範生，可惜仍在5月初失守。疫情傳播飛快，全台很快進入三級警戒。許多領導人突然意識到，僅僅是讓同仁在公司戴口罩、勤洗手，已不是最完善的應對之策，但突然要員工分流上班、甚至完全在家工作，還是令人措手不及，不知要從何準備起。

如果你也對遠距工作無所適從，建議你可以從以下五個步驟開始著手：

1. 正視員工必須遠距工作的事實
所謂分流工作、居家工作，並不是發給員工一個台筆記型電腦，或讓他們把資料傳到雲端，告訴他們離開辦公室就好了。從現在開始，你應該召集跨部門團隊，包括業務部、資訊部、人資部、財務部，還有第一線的工廠設施等等部門，開始針對不同的情境做規畫，並隨時修正，以因應突發狀況。

2. 列出可能受到影響的職位和任務
請想清楚三個問題：
（1）哪些工作可以在員工不進辦公室的情況下完成，或部分完成；
（2）哪些工作無法在辦公室以外的地方完成；
（3）哪些工作無法確定是否可以遠距完成。
對於被列入「情況不確定」的工作，你應該進行實驗，確認到底能不能遠端處裡。例如，行政助理被認為需要操作公司內部系統，應該不可能在家工作，但只要預先規畫，將家用電腦連上公司遠端處理系統，就可解決這個問題。
有許多工作，一開始都被認定無法離開辦公室，但實驗後才發現並非如此。

3. 盤點可應用的資訊科技，讓員工即早適應
遠距工作非常依賴各種科技工具，例如進行視訊會議或其他的線上通訊平台。請評估你的員工是否能夠適應，若有部分員工跟不上節奏，請提供他們相關的訓練和練習機會。此外，也要確保任何資安問題，提前預防。

4. 預先設立通訊準則
公司每一位成員都應該知道彼此的聯絡方式，例如，所有的聯絡資訊都放在同一個地方，清楚列出公司成員主要的溝通管道，是用電子郵件，還是Teams，或是Line等等。另外，也應該說清楚，在特殊時期員工應該如何回應客戶，以及團隊要如何進行協調和開會。

5. 思考未來的工作模式
在這段彈性工作期結束之後，你可以檢討這段經驗，思考哪些做法有效、哪些無效，並決定哪些業務可以繼續維持這種彈性的工作形式。例如，未來也許可以減少25％的出差機會，改為視訊會議。

疫情當下，每個人都在摸索下一步，不可預測的危機會永遠存在，若有下一次，相信你已經擁有一份有條不紊、具有彈性的工作應變計畫。

以上摘自《哈佛商業評論》全球繁體中文版〈啟動公司的緊急遠距工作計畫〉。許多公司臨時進入遠距工作模式，面臨新的工作型態，你應該要注意以下五點：第一，正視問題，召集跨部門會議；第二，釐清哪些工作可以遠距進行，哪些不行；第三，善用科技工具；第四，設立溝通準則；第五，重新思考未來的工作模式。

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謝謝您的收聽，我們下周見。