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周震宇 | HBR管理錦囊
聲音課程 12小時52分28秒 共 10 集

各位聽眾好,我是這個單元的轉述師周震宇。今天跟大家談的主題是「5大步驟,緊急啟動遠距工作模式」,內容摘自《哈佛商業評論全球繁體中文版》。

台灣嚴守疫情一年多,始終是全世界的模範生,可惜仍在5月初失守。疫情傳播飛快,全台很快進入三級警戒。許多領導人突然意識到,僅僅是讓同仁在公司戴口罩、勤洗手,已不是最完善的應對之策,但突然要員工分流上班、甚至完全在家工作,還是令人措手不及,不知要從何準備起。

如果你也對遠距工作無所適從,建議你可以從以下五個步驟開始著手:

1. 正視員工必須遠距工作的事實
所謂分流工作、居家工作,並不是發給員工一個台筆記型電腦,或讓他們把資料傳到雲端,告訴他們離開辦公室就好了。從現在開始,你應該召集跨部門團隊,包括業務部、資訊部、人資部、財務部,還有第一線的工廠設施等等部門,開始針對不同的情境做規畫,並隨時修正,以因應突發狀況。

2. 列出可能受到影響的職位和任務
請想清楚三個問題:
(1)哪些工作可以在員工不進辦公室的情況下完成,或部分完成;
(2)哪些工作無法在辦公室以外的地方完成;
(3)哪些工作無法確定是否可以遠距完成。
對於被列入「情況不確定」的工作,你應該進行實驗,確認到底能不能遠端處裡。例如,行政助理被認為需要操作公司內部系統,應該不可能在家工作,但只要預先規畫,將家用電腦連上公司遠端處理系統,就可解決這個問題。
有許多工作,一開始都被認定無法離開辦公室,但實驗後才發現並非如此。

3. 盤點可應用的資訊科技,讓員工即早適應
遠距工作非常依賴各種科技工具,例如進行視訊會議或其他的線上通訊平台。請評估你的員工是否能夠適應,若有部分員工跟不上節奏,請提供他們相關的訓練和練習機會。此外,也要確保任何資安問題,提前預防。

4. 預先設立通訊準則
公司每一位成員都應該知道彼此的聯絡方式,例如,所有的聯絡資訊都放在同一個地方,清楚列出公司成員主要的溝通管道,是用電子郵件,還是Teams,或是Line等等。另外,也應該說清楚,在特殊時期員工應該如何回應客戶,以及團隊要如何進行協調和開會。

5. 思考未來的工作模式
在這段彈性工作期結束之後,你可以檢討這段經驗,思考哪些做法有效、哪些無效,並決定哪些業務可以繼續維持這種彈性的工作形式。例如,未來也許可以減少25%的出差機會,改為視訊會議。

疫情當下,每個人都在摸索下一步,不可預測的危機會永遠存在,若有下一次,相信你已經擁有一份有條不紊、具有彈性的工作應變計畫。

以上摘自《哈佛商業評論》全球繁體中文版〈啟動公司的緊急遠距工作計畫〉。許多公司臨時進入遠距工作模式,面臨新的工作型態,你應該要注意以下五點:第一,正視問題,召集跨部門會議;第二,釐清哪些工作可以遠距進行,哪些不行;第三,善用科技工具;第四,設立溝通準則;第五,重新思考未來的工作模式。

更多精彩內容,歡迎閱讀《哈佛商業評論》全球繁體中文版。想學習更多管理學經典思維,請參考線上課程《跟著大師學管理》。

謝謝您的收聽,我們下周見。