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周震宇 | HBR管理錦囊
聲音課程 13小時17分14秒 共 10 集

各位聽眾好,我是這個單元的轉述師周震宇。今天跟大家談的主題是「有人在公司、有人遠距,混合會議怎麼開?」,內容摘自《哈佛商業評論全球繁體中文版》。

為了因應疫情,我們最近為各位聽眾提供了一些居家工作的內容。但其實,並不是全台灣所有上班族都進入遠距工作的模式,尤其在雙北之外的許多企業,都還是維持進辦公室辦公,與平日無異。

然而,商業交流南來北往,可能有供應商在南部,員工維持進公司,但是客戶在北部已經居家辦公。如果雙方需要磋商細節、簽訂合約、給予回饋意見,以往可能是大家同聚一室開會討論;但現在可不是如此。供應商團隊仍然可以在公司內的會議室同聚,北部的客戶卻只能透過筆電或手機參與,觀看會議「直播」。

此外,同一公司的不同部門,也有可能採取不同的上班型態;某些部門的工作型態可以維持遠距,但有些部門需要特殊環境,或是業務項目較機密,就得進辦公室上班。當不同上班型態的員工需舉行跨部門會議的時候,也會發生類似剛剛說的,某些人群聚會議室,某些員工只能透過電腦,以線上會議的方式參與。

這樣特殊的混合型會議,比單純召開遠距會議還要複雜,做法也不同。那麼,應該怎麼做才能達到最佳效果呢?以下我們提供七點注意事項:

1. 保持正向心態
這是重要的第一步,別只想著這種新態型的會議很麻煩,或過於糾結遠距開會的同事可能根本沒在聽。請帶著正向的心態,相信每一位無論在現場或遠距開會的同事,都會因為你的簡報內容而獲益。你自信、愉快的情緒會傳染,讓與會人員更有精神。

2. 遠距的同事請打開鏡頭
這麼做並不是為了防止遠距的同事藉機偷懶,而是為了你自己,能夠看到每一個人,真正意識到還有現場以外的人也在參與會議。如果可以用投影設備,將遠距同事的視窗投影出來,讓全會議室的人都看到,會更加強集體參與感,凝聚會議的向心力。

3. 目光直接接觸
會議一開始,就直視直播設備的鏡頭,讓遠距的同事感覺自己被注視、受到重視。這同時也讓現場的同事明白,遠距參與的同事其實也「在場」,他們也很重要。
 
4. 保持走動
在會議現場的同事,可以在不超出直播鏡頭的範圍內適度走動,輪流看向現場同事與直播鏡頭,以此建立現場同事與遠距同事彷彿同處一室的連結感。如果現場有其他人說話,記得要把直播鏡頭轉過去,讓遠距同事可以看到發言者。此外,適度的走動與肢體動作,也能讓遠距的同事增強現場感。

5. 讓遠距參與者感受到尊重
遠距參與者可能會因為實際不在場,覺得自己在這場會議中可有可無。你可以在會議開始時,先向在場同事介紹線上參與的同事,並留點時間,鼓勵線上同事發言。

6. 積極結合雙方
如果會議上需要進行分組討論,不要單純地把現場同事分一組、遠距同事分一組。請刻意把雙方混合編組,增加團體的凝聚感。

7. 會議不要太長
冗長的會議一向容易令人昏昏欲睡,如今還有線上參與的同事,他們更容易被自己所處空間的影響而分心。直接說明重點,永遠都是讓會議更有效率的原則。

以上摘自《哈佛商業評論》全球繁體中文版〈住辦混合上班,會議怎麼開?〉。在疫情中,不同的公司有不同的要求,有人居家工作、有人維持進辦公室。如果需要召開一場既有現場與會人士、又有在線參與同仁的會議,你需要掌握獨特的開會技巧。

更多精彩內容,歡迎閱讀《哈佛商業評論》全球繁體中文版。想做好自我管理,提升職場技能,請參考線上課程《自我管理六堂課》。

謝謝您的收聽,我們下周見。