各位聽眾好，我是這個單元的轉述師周震宇。今天跟大家談的主題是「覺得愈來愈忙？小心踏入「時間管理陷阱」！」，內容摘自《哈佛商業評論全球繁體中文版》的數位版文章。

對許多人來說，壓力的一個主要來源，在於一天24小時總是不夠用。

市面上有很多教你時間管理的文章與書籍，都告訴你要如何變得「更有效率」。例如，把一小時的會議壓縮成只有半小時的「重點會議」，然後這多出來的半小時，就可以安排其他的工作，可以打幾通電話給客戶多，或提早做完簡報；接著，你又因此多出一些時間，可以再安排其他的代辦事項，比方去健身房多跑半小時，或回家做晚飯。

像這樣，把自己的行事曆「塞好塞滿」，並且覺得：「我實在太有效率了！今天完全沒有浪費任何時間！」如果你真的這麼做，而且也這麼想，那麼小心了，你可能已經踏入了「時間管理陷阱」。

什麼叫「時間管理陷阱」呢？讓我們從新思考「變得更有效率」這件事。

我們以為只要可以空出時間，就可以多分配幾個待辦事項。一開始，你會因為完成很多事而很有成就感，但久而久之，你就會覺得疲憊不堪，彷彿代辦事項永無止盡，於是產生過勞危機。

果你也面臨相同的困境，你可以進行以下三件事，來解決這個問題。

第一，盡量減少自己負責的任務
你需要區分手上的代辦事項，是因為被指派更多任務，還是因為自己主動承接更多任務。如果是後者，請設法減少。
但如果是被主管指派的任務，當然不能不做。這時要從優先順序的角度思考，而不是任務所需的時間。當上級叫你做某件事，但你根本沒空的話，你可以試著這麼詢問主管：「我現在手邊工作繁多，你希望我優先處理哪一個件工作呢？」
這麼詢問有兩項好處。首先，決定的責任放在主管身上，而不是你。第二，可以做單純把與不做的選擇題重新定義，變成成共同討論工作的輕重緩急。

第二，用原則取代決策
我們每天會問自己很多問題，進行一連串的決策，小到「今天要喝咖啡還是奶茶？」，大到「這件事情是否要上報給主管？」這種種決策，其實代表你應該執行的各種任務。
你可以用絕對原則來取代做決定。例如，為了減肥，你可能會想「晚上8點之後只能吃低熱量的點心。」而這個念頭會帶來無數個後續決定，像是：「我可以吃這杯優格嗎？還是我吃一顆蘋果就好？」
每天都得面臨這麼多決策，這時，你不如直接遵守最基本原則。以剛剛這個例來說，你的原則就是「8點以後不要吃任何東西！」這樣就能一勞永逸地杜絕其他可能。要做的決定變少，就等於「要去做的事情」變少。

第三，別依賴意志力來減少分心
分心使我們無法完成任務，浪費細碎的時間。想克服分心，只靠意志力來克制是不夠的。想要更專注，你需要絕對的執行力。
比方，在構思文案的這半個小時，請直接把手機收進抽屜裡；或是跟同事說好，非緊急事件的需求請透過email來傳達，而不是直接跑來當面討論，這麼一來，可以減少工作被打斷的次數。

以上摘自《哈佛商業評論》全球繁體中文版數位版文章「覺得愈來愈忙？小心踏入「時間管理陷阱」！」。我們常覺得時間不夠用，因此總是在有限的時間裡，盡可能塞滿各種大大小小的代辦事項。如果你也是把所有的待辦事項塞滿行事曆，有可能已踏入「時間管理陷阱」，小心！這是過勞的前兆。你可以活用我們提供的三種方法，真正有效安排時間，避免把自己累倒。第一，盡量減少自己負責的任務；第二，用原則取代決策；第三，別依賴意志力來減少分心

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謝謝您的收聽，我們下周見。