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周震宇 | HBR管理錦囊
聲音課程 13小時56分58秒 共 10 集

各位聽眾好,我是這個單元的轉述師周震宇。今天跟大家談的主題是「覺得愈來愈忙?小心踏入「時間管理陷阱」!」,內容摘自《哈佛商業評論全球繁體中文版》的數位版文章。

對許多人來說,壓力的一個主要來源,在於一天24小時總是不夠用。

市面上有很多教你時間管理的文章與書籍,都告訴你要如何變得「更有效率」。例如,把一小時的會議壓縮成只有半小時的「重點會議」,然後這多出來的半小時,就可以安排其他的工作,可以打幾通電話給客戶多,或提早做完簡報;接著,你又因此多出一些時間,可以再安排其他的代辦事項,比方去健身房多跑半小時,或回家做晚飯。

像這樣,把自己的行事曆「塞好塞滿」,並且覺得:「我實在太有效率了!今天完全沒有浪費任何時間!」如果你真的這麼做,而且也這麼想,那麼小心了,你可能已經踏入了「時間管理陷阱」。

什麼叫「時間管理陷阱」呢?讓我們從新思考「變得更有效率」這件事。

我們以為只要可以空出時間,就可以多分配幾個待辦事項。一開始,你會因為完成很多事而很有成就感,但久而久之,你就會覺得疲憊不堪,彷彿代辦事項永無止盡,於是產生過勞危機。

果你也面臨相同的困境,你可以進行以下三件事,來解決這個問題。

第一,盡量減少自己負責的任務
你需要區分手上的代辦事項,是因為被指派更多任務,還是因為自己主動承接更多任務。如果是後者,請設法減少。
但如果是被主管指派的任務,當然不能不做。這時要從優先順序的角度思考,而不是任務所需的時間。當上級叫你做某件事,但你根本沒空的話,你可以試著這麼詢問主管:「我現在手邊工作繁多,你希望我優先處理哪一個件工作呢?」
這麼詢問有兩項好處。首先,決定的責任放在主管身上,而不是你。第二,可以做單純把與不做的選擇題重新定義,變成成共同討論工作的輕重緩急。

第二,用原則取代決策
我們每天會問自己很多問題,進行一連串的決策,小到「今天要喝咖啡還是奶茶?」,大到「這件事情是否要上報給主管?」這種種決策,其實代表你應該執行的各種任務。
你可以用絕對原則來取代做決定。例如,為了減肥,你可能會想「晚上8點之後只能吃低熱量的點心。」而這個念頭會帶來無數個後續決定,像是:「我可以吃這杯優格嗎?還是我吃一顆蘋果就好?」
每天都得面臨這麼多決策,這時,你不如直接遵守最基本原則。以剛剛這個例來說,你的原則就是「8點以後不要吃任何東西!」這樣就能一勞永逸地杜絕其他可能。要做的決定變少,就等於「要去做的事情」變少。

第三,別依賴意志力來減少分心
分心使我們無法完成任務,浪費細碎的時間。想克服分心,只靠意志力來克制是不夠的。想要更專注,你需要絕對的執行力。
比方,在構思文案的這半個小時,請直接把手機收進抽屜裡;或是跟同事說好,非緊急事件的需求請透過email來傳達,而不是直接跑來當面討論,這麼一來,可以減少工作被打斷的次數。

以上摘自《哈佛商業評論》全球繁體中文版數位版文章「覺得愈來愈忙?小心踏入「時間管理陷阱」!」。我們常覺得時間不夠用,因此總是在有限的時間裡,盡可能塞滿各種大大小小的代辦事項。如果你也是把所有的待辦事項塞滿行事曆,有可能已踏入「時間管理陷阱」,小心!這是過勞的前兆。你可以活用我們提供的三種方法,真正有效安排時間,避免把自己累倒。第一,盡量減少自己負責的任務;第二,用原則取代決策;第三,別依賴意志力來減少分心

更多精彩內容,歡迎閱讀《哈佛商業評論》全球繁體中文版。想做好自我管理,提升職場技能,請參考線上課程《自我管理六堂課》。

謝謝您的收聽,我們下周見。